Gestion des courriers entrants : 

1. Réception :
Collecte des courriers auprès des services postaux ou transporteurs.
Vérification des envois pour détecter d’éventuelles anomalies (dommages, erreurs d’adresse, etc.)

2. Tri et hiérarchisation :
Classification selon l’urgence, le destinataire, le service ou la nature (factures, contrats, documents administratifs, etc.)
Filtrage pour identifier les courriers indésirables ou erronés.

3. Enregistrement :
Inscription dans un registre ou un système numérique pour assurer la traçabilité.
Assignation d’un numéro de référence si nécessaire.

4. Distribution :
Acheminement interne vers les services ou personnes concernés.
Notifications aux destinataires pour les courriers sensibles ou recommandés.

5. Classement et archivage :
Organisation des courriers selon un plan de classement défini (physique ou numérique).

Gestion des courriers sortants : 

1. Préparation :
Collecte des documents à envoyer.
Rédaction et mise en page des courriers professionnels en respectant les normes rédactionnelles.
Validation et signature (manuscrite ou électronique) par la personne responsable.

2. Affranchissement et envoi :
Mise sous pli, adressage et affranchissement.
Choix du mode d’expédition : poste, coursier, email, recommandé avec accusé de réception si nécessaire.

3. Suivi et confirmation :
Suivi des envois pour s’assurer de leur bonne réception.
Archivage d’une copie selon les modalités prévues.

Gestion du coffre-fort numérique Cerfrance : 

1. Numérisation des documents :
Tri et désassemblage des documents (retrait des agrafes, trombones, etc.)
Nettoyage et réparation des documents endommagés
Classement et typage des documents pour faciliter le découpage et l’indexation
Choix du scanner adapté selon la nature des documents
Paramétrage des scanners (résolution, mode couleur, format de sortie)
Contrôle de qualité pendant et après la numérisation

2. Classement des documents :
Définition d’une nomenclature standard
Attribution de codes ou numéros uniques
Établissement de critères de catégorisation
Choix de la méthode de classement (alphabétique, chronologique, thématique…)
Indexation intelligente (reconnaissance des champs et zones de recherche, extraction des données à indexer)

3. Archivage des documents
Utilisation de supports de stockage adaptés
Organisation physique ou virtuelle des archives
Mise en place de mesures de sécurité
Définition des périodes de conservation conformes aux exigences légales
Documentation des procédures de destruction ou de classement final

4. Gestion de l’accès :
Mise en place de procédures de gestion des demandes d’accès
Formation du personnel sur les politiques de sécurité et d’accès

5. Intégration dans le système de gestion documentaire (GED) :
Implémentation de fonctionnalités de recherche avancée
Gestion des versions et partage sécurisé des documents

Bureautique :

1. Correction de documents :
Lecture attentive
Vérification de la cohérence et de la clarté du texte
Corrections orthotypographiques
Améliorations du style, de la syntaxe et du vocabulaire
Vérification des informations

2. Saisie de documents
Numérisation par reconnaissance optique de caractères (OCR)
Saisie de documents manuscrits ou imprimés
Saisie de données dans des formulaires ou des bases de données
Vérification et contrôle des saisies

3. Mise en page de documents
Structuration du contenu et hiérarchisation claire avec des titres et sous-titres
Formatage des documents (styles de paragraphe et de caractère, espacements, marges et alignements)
Insertion d’éléments visuels (tableaux, graphiques et images) et vérification de la qualité.
Création de la table des matières, des index et des références
Vérification de la pagination et des en-têtes/pieds de page

Gestion des devis : 

1. Rédaction et mise en page du devis sur la base d’éléments transmis par le dirigeant

2. Validation et envoi du devis :
Relecture et vérification des informations
Envoi du devis au client par voie électronique ou papier après validation par le dirigeant
Utilisation d’un format professionnel (PDF ou Word)

3. Suivi du devis
Suivi de l’état du devis (acceptation ou refus par le client)
Relance client si nécessaire avant la fin de la durée de validité indiquée
Conservation d’une copie du devis pendant au moins un an pour assurer sa traçabilité et respecter les obligations légales

Gestion des factures :

1. Préparation et création de la facture :
Rassemblement et vérification des informations (client, produits ou services, quantités, prix…)
Utilisation d’un logiciel de facturation professionnel
Respect des mentions obligatoires

2. Émission et envoi de la facture :
Envoi dès la réalisation de la vente ou l’exécution de la prestation
Respect des délais légaux d’émission
Envoi sur support papier ou électronique ou utilisation de l’espace client si disponible

3. Suivi et gestion :
Archivage des factures émises selon les durées légales de conservation

4. Transfert en comptabilité mensuel :
Génération du fichier d’export mensuel de la facturation et des encaissements
Vérification de l’exhaustivité du transfert des données dans le logiciel comptable

Tenue de caisse : 

1. Vérification du système de caisse
Certification du système
Utilisation du système de caisse (procédure, accès, moyens de paiement, …)

2. Suivi du solde journalier des entrées et sorties
Vérification des données de transaction saisies : détail journalier des ventes
Vérification de la ventilation du CA par mode de paiement
Analyse des écarts entre les entrées et sorties

3.Transfert en comptabilité mensuel
Génération du fichier d’export de caisse mensuelle comprenant le détail journalier des entrées et sorties de caisse
Vérification de l’exhaustivité du transfert des données dans le logiciel comptable

4. Archivage et sauvegarde des données
Conservation des bandes de caisse et brouillards de caisse selon la durée légale.
Sauvegarde des données du système de caisse (automatique, manuel, support externe, cloud…)

Gestion des règlements clients : 

1. Mise en place du processus :
Définition d’un processus de suivi et d’information clients
Utilisation d’une balance âgée pour visualiser les soldes par client et par échéance

2. Suivi régulier :
Saisie des factures et des règlements au jour le jour
Réalisation du rapprochement bancaire et du lettrage des paiements
Identification des factures dont l’échéance est dépassée.
Catégorisation des retards (moins de 30 jours, 30-60 jours, plus de 60 jours)

3. Gestion des encaissements :
Association des paiements reçus aux factures correspondantes
Suivi des montants restants à recevoir pour chaque client

Suivi des impayés et relances :

1. Préparation et suivi des impayés
Identification des retards
Constitution d’un dossier complet incluant : la facture impayée, les justificatifs de livraison ou d’exécution, et les échanges précédents avec le client
Analyse de l’historique du client pour évaluer sa solvabilité et ses habitudes de paiement
Envoi d’un rappel courtois avant l’échéance pour prévenir les retards (pré-relance)

2. Relances amiables :
Première relance (J+5 après échéance) par mail ou courrier simple
Deuxième relance (J+15 à J+30) par téléphone et proposition d’un échéancier en cas de difficultés financières
Troisième relance (après 30 jours) par lettre recommandée avec accusé de réception

3. Mise en demeure
Rédaction d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception avec toutes les mentions légales obligatoires et les pénalités en cas de non-paiement.
Préparation à une éventuelle action judiciaire si le client ne répond pas.

Gestion des paiements : 

1. Préparation des paiements :
Collecte des factures fournisseurs ou documents relatifs aux paiements à effectuer
Vérification de la conformité des factures et rapprochement avec les bons de commande ou de livraison
Validation des paiements avec le dirigeant ou les responsables
Programmation des paiements en fonction des échéances
Automatisation des paiements récurrents
Mise en place des paiements (virement bancaire, chèque, prélèvement automatique, etc.)

2. Suivi des paiements :
Vérification que les paiements ont bien été débités du compte bancaire
Réalisation d’un rapprochement bancaire régulier pour identifier d’éventuelles erreurs ou anomalies
Gestion des retards ou erreurs le cas échéant

3. Rapports et analyse :
Générer des rapports réguliers sur l’état des paiements (montants réglés, montants en attente, échéances futures)
Utiliser ces données pour optimiser la gestion de trésorerie et anticiper les besoins financiers

Pilotage financier

1. Rassemblement des documents :
Collecte de toutes les factures émises aux clients, les bordereaux de livraison ou de commande, et les preuves de paiement (reçus bancaires, virements, chèques, etc.)
Organisation des documents par client ou par période pour faciliter le traitement

2. Vérification des paiements reçus :
Comparer les montants des encaissements avec ceux indiqués sur les factures
Identifier les paiements partiels, les retards ou les écarts éventuels

3. Analyse des écarts

4. Suivi et reporting :
Générer des rapports réguliers pour suivre l’état des encaissements et identifier les tendances (retards fréquents, clients à risque).
Utiliser ces données pour optimiser la gestion de trésorerie et anticiper les flux financiers