Associations : comment élaborer et gérer votre budget ?

Le budget constitue un outil précieux pour les associations. En effet, qu’elles soient ou non à but non lucratif, ces dernières doivent effectuer des prévisions et gérer leurs ressources de manière rigoureuse. Pour que le budget soit exploitable et utile à l’organisation, découvrons les règles à respecter pour l’élaborer.

À travers le budget, l’association va prévoir ses recettes et ses dépenses pour l’année à venir. L’objectif est alors de s’assurer d’un équilibre budgétaire et d’envisager des solutions si ce n’est pas le cas. Par exemple, une insuffisance de recettes peut conduire l’association à envisager de nouvelles sources de financement. Le budget constitue alors un outil de gestion utile au pilotage de l’activité et à la prise de décisions. Cependant, voici quelques conseils pour l’effectuer et pour qu’il puisse être réellement pertinent au sein de l’association :

1- Mener une réflexion stratégique au sein de l’association avant d’établir le budget.

Un budget correspond à la traduction chiffrée de la stratégie définie par l’association. Aussi, avant de se lancer dans son élaboration, posez-vous les questions suivantes : Quelles sont les priorités pour l’année à venir? Quels sont les objectifs que l’association veut atteindre ? Quelles activités veut-elle développer ? Comment compte-t-elle s’y prendre pour parvenir à atteindre ses objectifs ? Les prévisions chiffrées devront être en cohérence avec les lignes directrices fixées.

2- Recenser les postes fixes et les postes variables.

Les postes fixes peuvent être valorisés en s’appuyant sur les comptes des années passées et sur le budget ajusté de l’année précédente. En revanche, pour évaluer les postes variables, il faut identifier l’élément responsable de leur variation ainsi que le coût ou le prix unitaire à appliquer à la quantité déterminée. Cette démarche permettra de rendre le budget le plus fiable possible.

Par exemple, pour une association qui propose des ateliers sportifs auprès des écoles, le montant des recettes issues des prestations sera un poste variable dépendant du nombre d’ateliers proposés et du tarif pratiqué.

3- Écrire et expliciter les hypothèses retenues.

Face à chaque poste budgétaire, il est important d’expliquer les éléments ayant conduit à son évaluation. Cela facilitera le suivi du budget et l’analyse des écarts par la suite.

Reprenons l’exemple : au moment de la valorisation du poste des recettes issues des ateliers, il est important de noter les événements éventuels pouvant expliquer le nombre de séances envisagées.

4- Effectuer des simulations.

Il est important de pouvoir modifier certains paramètres ayant une incidence sur le budget pour visualiser son évolution. Cela aidera pour prendre des décisions pertinentes. La construction d’un outil informatique s’avère alors très utile.
Une feuille de calcul peut être utilisée avec une cellule dans laquelle le nombre d’ateliers est indiqué et une autre avec le tarif pratiqué. Une formule de calcul de type « Nombre d’ateliers X Tarif » permet, en faisant varier le nombre d’ateliers ou le tarif, de recalculer automatiquement le budget.

5- Revoir régulièrement le budget établi.

Le budget de l’année peut évoluer en fonction d’informations obtenues postérieurement à son établissement ou selon les projets mis en œuvre. Aussi, des réunions régulières, entre le responsable financier ou directeur de l’association, le trésorier et le Président, peuvent aider à suivre le budget et à maîtriser la situation financière. Ces réunions permettent d’analyser les écarts entre le budget prévu et la situation réelle. L’objectif est de comprendre l’origine de chacun d’eux afin de mettre en place des actions nécessaires et réajuster le budget si besoin.

Une diminution du poste des recettes issues des prestations par rapport à ce qui était attendu peut être due à un nombre d’ateliers inférieur aux prévisions. Dans ce cas, une réflexion est menée sur la manière de mobiliser davantage d’écoles et des actions concrètes sont mises en place afin de modifier la tendance avant la fin de l’exercice.

Pour conclure, le budget ne doit pas être vu uniquement comme un exercice imposé et obligatoire au sein de l’association. En suivant les conseils indiqués ci-dessus, il peut-être un outil de pilotage permettant une prise de décision éclairée. Si vous avez besoin d’un accompagnement dans l’établissement ou le suivi de votre budget, n’hésitez pas à vous adresser à votre interlocuteur Cerfrance Côtes d’Armor. Cela ne pourra que contribuer à la bonne qualité de la gestion de votre association.