Indemnités kilométriques : Barème, frais réels et spécificités par statut

L’indemnisation des frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel par les dirigeants et entrepreneurs est encadrée par des règles fiscales précises. Selon le statut de l’entreprise et la catégorie d’entrepreneur, les méthodes de calcul et de remboursement des frais peuvent varier. Ce guide détaille le fonctionnement du barème kilométrique, les frais réels et les spécificités applicables à chaque situation.

Le barème kilométrique fiscal

Un barème kilométrique « fiscal » est publié tous les ans vers le mois de février au titre de l’année civile précédente.

L’indemnité calculée prend en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, le carburant, les assurances. À cette indemnité, il est possible d’ajouter les intérêts d’emprunt, les frais de péages et de stationnement.

Selon le type de véhicule, il existe un barème spécifique distinct selon qu’il s’agisse d’une automobile, une motocyclette, ou bien un cyclomoteur. Pour les automobiles, le barème diffère selon la distance annuelle : (jusqu’à 5.000km, de 5.001 à 20.000km, ou au-delà de 20.000km).

Depuis 2021, le montant des frais ainsi déterminés est majoré de 20% pour les véhicules électriques.

Entrepreneurs individuels (EI catégorie BIC ou BA)

Le barème kilométrique ne leur est pas applicable. Cependant, la comptabilité enregistrera la totalité des frais réels liés au véhicule inscrit à l’actif de l’entreprise. Cela nécessite toutefois de noter quotidiennement le détail des kilomètres professionnels effectués (y compris le trajet domicile/travail), et de relever le kilométrage au compteur en début et en fin d’exercice comptable, afin de déterminer a contrario la quote-part de kilomètres personnels (correspondant à l’avantage en nature de l’exploitant individuel). Cette quote-part est réintégrée comptablement et fiscalement des charges déductibles de l’entreprise (y compris la TVA y afférente).

Entrepreneurs individuels (EI catégorie BNC)

Les professions libérales ont le choix entre appliquer le barème kilométrique ou les frais réels (déterminés de la même façon que les entrepreneurs placés dans la catégorie des BIC ou BA). Dans le cas d’une option pour le barème, les intérêts d’emprunts peuvent être pris en compte uniquement si le véhicule est immobilisé à l’actif (les dotations d’amortissement faisant double emploi seront alors neutralisées fiscalement.).

Dirigeants d’une entité économique (société, association, groupement…)

Qu’ils soient salariés ou assimilés salariés (travailleurs non-salariés « Article 62 »), les frais liés au véhicule personnel peuvent être remboursés par une indemnité kilométrique. Pour cela, tous les mois, la personne concernée établit une note de frais détaillée de ses déplacements professionnels (date, lieu, motif de déplacement, nombre de km). Les kilomètres sont valorisés selon le dernier barème publié. Si le kilométrage estimé se situe entre 5.001 et 20.000km, il est appliqué le coefficient euro au nombre de kilomètres du mois, majoré d’un douzième du forfait annuel.

Le trajet domicile/travail ne peut être indemnisé. Il pourra être toutefois être détaillé et valorisé selon le barème et déduit sur sa déclaration personnelle de revenus au titre des « frais réels professionnels » déductibles du revenu des « traitements et salaires ». Le montant est plafonné au montant des revenus déclarés. À défaut de déclarer ses frais réels, un abattement de 10% est automatiquement appliqué par le service des impôts. Les frais réels peuvent s’avérer plus avantageux s’ils dépassent les 10% dudit revenu, mais il convient de conserver tous les justificatifs pendant au moins 3 ans (détail du calcul, agendas professionnels, carte grise, factures d’entretien du véhicule…).

Si la société décide d’immatriculer un véhicule à son nom, les frais seront comptabilisés de la même manière que pour les EI BIC/BA (cf. supra) avec la même détermination de l’avantage en nature personnel. Toutefois, pour les personnes salariées, un forfait de la Sécurité Sociale pourra être appliqué, ce qui évite notamment de retracer le détail des kilomètres professionnels.

Rappelons par ailleurs que, pour être déduits des charges de l’entreprise, les frais de véhicules doivent être engagés dans l’intérêt de celle-ci.

Synthèse selon le type de trajet et de statut

	Trajet professionnel	Trajet domicile/travail	Trajet personnel
EI BIC/BA	Inclus dans les charges de l’entreprise	Inclus dans les charges de l’entreprise	Charge personnelle
EI BNC		Inclus dans les charges de l’entreprise
Gérant majoritaire (société IR)		Réintégration au niveau de la société, puis déduction du revenu catégoriel à titre personnel
Gérant majoritaire (société IS)		Peut être déduit en frais réel professionnel (catégorie Traitements et Salaires)
Président d’une entité
Salarié, bénévole associatif

En aucun cas, les trajets personnels ne pourront être pris en charge par une entreprise. Il convient donc, à défaut de l’application du forfait de la Sécurité Sociale, de pouvoir justifier de l’intégralité de ses kilomètres professionnels.

L’utilisation du barème kilométrique ne dispense pas d’apporter les justifications à l’administration fiscale.

Les règles liées aux indemnités kilométriques sont complexes et dépendent du statut de l’entreprise et du dirigeant. Il est essentiel de justifier tous les déplacements professionnels et de conserver les documents comptables et fiscaux correspondants. L’accompagnement par un comptable reste fortement recommandé pour optimiser la gestion de ces frais.