Gérez et protégez votre patrimoine documentaire avec MyKinexo

Le patrimoine documentaire constitue un bien précieux pour toute entreprise. Il englobe le savoir-faire, les bonnes pratiques et l’expertise accumulés au fil du temps, représentant une base solide pour la continuité des activités et la transmission des connaissances au sein de l’organisation. L’accès à ces informations améliore grandement la prise de décision tant par les chefs d’entreprise que par les salariés.

Qu’est-ce que votre patrimoine documentaire ?

Le patrimoine documentaire d’une entreprise désigne l’ensemble des documents et des données que l’entreprise produit, reçoit, conserve et utilise dans le cadre de ses activités.

Voici quelques exemples de ce qui peut constituer le patrimoine documentaire d’une entreprise :

Documents administratifs : Contrats, factures, bons de commande et autres documents liés aux opérations administratives.
Données financières : États financiers, rapports d’audit, relevés bancaires, et autres documents liés à la gestion financière de l’entreprise.
Documents fiscaux : Impôts sur le revenu, impôt sur les sociétés…
Ressources humaines : Contrats de travail, bulletins de salaire et autres documents liés à la gestion des ressources humaines.
…

Quels sont les avantages de constituer son patrimoine documentaire en ligne ?

Accessibilité et facilité de recherche :

Vous pouvez accéder à vos informations de n’importe où, à tout moment. Les fonctionnalités de recherche avancée permettent de retrouver facilement et rapidement tous vos documents d’entreprise. Plus besoin de perdre du temps à rechercher des dossiers physiques ou à attendre des réponses par e-mail. Tout est à portée de clic, favorisant une réactivité accrue et une efficacité opérationnelle.

Conformité réglementaire :

MyKinexo répond aux exigences légales et réglementaires en matière d’archivage, vous permettant de conserver et de protéger vos documents importants de manière numérique, tout en garantissant leur intégrité et leur authenticité.

Consultez notre article pour découvrir les durées légales de conservation de vos documents : Cliquez-ici

Respect de l’environnement :

La numérisation du patrimoine documentaire réduit les coûts liés à la gestion physique des documents. Moins de papier, d’impressions et de stockage physique signifient des économies à long terme. De plus, cette transition vers une approche plus numérique contribue à la durabilité environnementale, un aspect de plus en plus pris en compte par les consommateurs, les clients, les partenaires et les banques.

Vos données, sont-elles protégées en cas d’attaque ?

La sécurité des données est une préoccupation majeure aujourd’hui pour toutes les entreprises. En mettant en ligne son patrimoine documentaire, une entreprise renforce la sécurité de ses informations sensibles.

Les documents professionnels sont soumis à une réglementation stricte, nécessitant une protection renforcée lors de leurs échanges pour garantir leur confidentialité et préserver leur intégrité ; et ainsi pouvoir être présentés en cas de contrôle ou de litige. Le coffre-fort numérique MyKinexo permet d’échanger de façon sécurisée tous types de documents et de garantir la préservation de leur valeur probante dans le temps. En cas d’attaque, un chiffrement numérique protège vos données. Vos données sont stockées dans plusieurs datacenters français ayant les plus hauts niveaux de sécurité. En cas de défaillance d’un datacenter, un second éloigné géographiquement prend le relai.

⚠️ À savoir : Vous êtes seul propriétaire de vos données stockées dans votre coffre-fort MyKinexo, et ces données sont souveraines.

En conclusion, mettre en ligne son patrimoine documentaire est bien plus qu’une simple évolution technologique. C’est une stratégie d’entreprise intelligente qui favorise l’efficacité opérationnelle, la collaboration, la sécurité des données et la durabilité. La numérisation du patrimoine documentaire n’est pas seulement un choix avisé, mais une nécessité pour rester compétitif.

Avec MyKinexo, constituez et sécurisez votre patrimoine documentaire !