Les management fees, des outils de gestion à bien encadrer.

Les management fees (« frais de gestion ») sont des prestations fournies par une société au profit d’une autre (souvent liées par une détention de capital). Dans un groupe, elles sont utilisées pour rémunérer des prestations de direction, des services de communication, de développement stratégique, d’organisation.

Ces prestations font l’objet de conventions, précisant qui rémunère qui et pour quels services.

Une évolution récente de la jurisprudence

Jusqu’à présent, la jurisprudence a considéré ces conventions comme des actes anormaux de gestion. En effet, ces actes étaient vus comme des opérations appauvrissant la structure bénéficiaire des prestations à des fins étrangères à son intérêt.

Pourtant d’un point de vue organisationnel, il s’agit d’outils pratiques. Ces conventions permettent de simplifier les flux au sein de structures devenant de plus en plus complexe, par la centralisation, le pilotage global, et la rationalisation de certaines compétences au niveau de la société mère, permettant de limiter le recours des filiales à des prestataires externes.

Les récentes décisions du Conseil d’Etat et de la Cour d’Appel de Paris modifient la perception de ces outils, rappelant que :

Il existe bien une contrepartie pour ces dépenses déductibles,
Cette contrepartie entre bien dans l’intérêt de la société,
La rémunération de cette contrepartie n’est pas excessive.

L’importance d’un encadrement rigoureux des prestations

Lorsque la mise en place d’une telle convention devient nécessaire pour des besoins organisationnels, l’encadrement des prestations par des moyens simples est primordial car il permet de justifier de la réalité des prestations facturées :

Confirmer préalablement la nomination du dirigeant (fonction de la forme de la structure bénéficiaire),
Les services concernés par les management fees doivent être détaillés et leur rémunération précisée,
La nomination des personnes référentes pour lesdits services,

En pratique : tenir un planning permettant d’évaluer pour les services concernés :

Le temps passé,
Les kilomètres,
Les éventuelles ressources mobilisées, afin de mettre l’ensemble en rapport avec la facturation des services rendus.

Cette dernière doit correspondre aux prestations, au même titre qu’une activité commerciale classique.

Pour conclure, les conventions de management fees sont des outils de simplification et de centralisation lorsque l’environnement d’une structure se développe et se complexifie. La mise en place d’une telle convention se justifie par la précision des besoins organisationnels et le suivi indispensable des prestations réalisées.